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公式ホームページと同じくらい大切!歯科医院の内覧会業者の選び方

内覧会は歯科業界の必須イベントに

地域の人に歯科医院を知ってもらえる好機!

歯科医院を開業・リニューアルする際に、地域の人を集めて院内を見てもらう催しである内覧会。その地域で長く医療活動を行っていくうえで、内覧会ほど地域住民に存在をアピールできる機会はありません。

近年ではほとんどの歯科医院で内覧会を開催しており、効果的な告知活動につなげています。

参照元:歯科医院地域一番実践会「歯科医院開業の際の内覧会業者の見分け方とは?」(https://www.consuldent.jp/blog/13957/)

開院前に予約を獲得して不安を
解消できる

歯科医院を開業する場合、患者が集まるかどうかという不安を抱くでしょう。内覧会で歯科医院について知ってもらうことで不安を和らげられるため、開業前の予約獲得につながります。また丁寧で満足のできる診療を行えば、患者が家族や知人に歯科医院を紹介してくれるので、さらに多くの患者に来てもらえるはずです。

地域住民の意見やニーズを聞ける

内覧会は訪れた地域住民と直接話せる大切な機会です。歯科医の人柄や想いが伝わるとプラスの印象を与えられるため、口コミでの集患効果が期待できます。

さらに内覧会は地域住民の本音を聞き出すチャンスでもあるのです。患者が医師に抱くイメージや通いたい・通いたくない歯科医院の特徴なども聞けるでしょう。本音を聞くことで、より地域住民に親しまれる歯科医院づくりがしやすくなります。歯科医や看護師などの医療従事者だと気が付きにくい点も、患者目線で教えてもらえるでしょう。

歯科内覧会を開催に向けた準備

ただ開催すれば良いというわけではありません。準備を万全にしなければ、歯科内覧会を開催しても思うような成果が得られないのです。ここでは歯科内覧会を開催するための準備について紹介します。

日時や内容のプランニング

内覧会を行うための企画・備品の準備は、ある程度の時間と手間がかかるもの。そのため開院日から内覧会の日程を決めて、早めに準備をしておくことが大切です。前もってスケジュールを立てておけば、効率的に内覧会まで準備を進められます。もしスタッフだけで準備が難しいのであれば、業者に依頼するのも一つの方法です。プランニングに時間を要することもあるので、早めに業者選びや相談を行いましょう。

歯科内覧会の周知

近隣住民が内覧会の主なターゲット。そのためネットによるアピールよりも、折り込みチラシ・ポスティング・地方紙の広告掲載など、アナログの手法が効果的です。ただしチラシを見てから、インターネットで歯科医院について検索するケースも多いので、ホームページを早めに準備しておきましょう。広告にホームページへアクセスできるQRコードを掲載しておくと、アクセス数を増やせるため、予約・問い合わせ数アップにもつながります。

スタッフの役割確認

内覧会を成功させるためには、スタッフの動きが重要になってきます。開業前で慣れないことも多く、不備も発生しやすいでしょう。できれば開業後の同じような役割で動けるように配置をするのが理想的です。また内覧会当日は多くの地域住民が訪れる可能性もあるので、想定よりも多めのスタッフを配置しておくと安心できます。

歯科内覧会で当日にやるべきこと

事前の準備が整った後は、内覧会の当日にやるべきことを把握しておきましょう。当日の流れを把握しておけば、慌てることなく冷静に行動しやすくなります。

セッティング

内覧会の開始1時間前までにスタッフ全員が集合できるようにします。役割の再確認や清掃、ポスターの貼り付け・配布用チラシなどを準備。受付の芳名録や記念品も準備しておくとスムーズな対応ができます。急な天候の変化もありえるので、マットや傘立てをすぐ出せるようにしたりタオルも準備したりするなど、万全な体制になるように準備しておくとよいでしょう。

楽しいイベント

歯科医院のターゲットによっても変わってきますが、小児歯科の診療にも対応しているのであれば家族連れに向けたイベントも行うとより良い内覧会になります。輪投げ・ボールすくいなど小さな子どもでも楽しめるような催しを盛り込むと、お祭り感覚で気軽に立ち寄りやすい雰囲気に。歯科医院は「痛い」「怖い」などのマイナスイメージをよく抱かれるため、イベントを開催すると楽しい場所というイメージを残すことができるでしょう。

院外での周知

事前の周知も重要ですが、開催当日に内覧会をアピールすることも大切です。偶然、歯科医院の周辺を通った地元住民が興味を持って立ち寄ってくれる可能性もあります。そのため当日も案内板・フライヤーなどで周知を続けるようにしましょう。

院内での案内

せっかく内覧会を開催しても、来場者が良い印象を持てなければ意味がありません。だからこそ内覧会では来場者とのコミュニケーションを盛んに図りながら、来場者のニーズを掴めるように心がけましょう。来場者にクリニックの雰囲気・理念・院長の人柄などを知ってもらうようにするのも大切です。安心して通える歯科医院だと思ってもらうために、院長や看護師、スタッフも来場者と積極的に会話を行い、気軽に質問できる環境を整えてください。またスタッフでは答えられない質問に対しては、院長に聞きやすい体制にすることも重要です。

歯科内覧会を成功させるポイント

歯科医院での内覧会を開催するのであれば、絶対に成功させたいと思うはずです。ここでは成功させるためのポイントを紹介するので、内覧会を開く際はチェックしてください。

目的を明確にする

まずは内覧会を行う目的をハッキリさせましょう。予約獲得・口コミ数アップ・院長の人柄をアピールするなど、内覧会によって様々な効果が期待できます。しかし全ての効果を得ようとすれば、最終的に何も効果が得られない恐れも。だからこそ目的をあいまいにせず、一つだけに絞ることで費用対効果の高い内覧会が開催できます。ほかの効果に関しては、副次的な効果と考えるようにしましょう。

土日祝日に開催する

内覧会を開催する日程も、成功を左右するための重要なポイントです。平日よりも土日祝日に開催した方が多くの方に来場してもらえます。また開業日よりも離れた日程で内覧会を行えば、開業のタイミングで内覧会のイメージが薄れてしまうことも。そのため開業の準備がほとんど終わった開業直前に開催しましょう。

来場者とコミュニケーションをとる

来場者と積極的にコミュニケーションを取ることも大切です。歯科医院の内覧会に訪れる方の中には、口腔内に何らかのトラブルを抱えている方もいるでしょう。そのため親身に相談に乗ってくれるかも…と思わせることができれば、患者として受診に訪れてくれるでしょう。どのように声を掛けたらいいのか・質問に答えたらいいのか、ロールプレイングを行うのも一つの手です。

スタッフの接客態度を徹底する

院長の経歴や印象が良くても、内覧会でスタッフの接客態度がイマイチであれば、患者は受診に訪れてくれません。スタッフの接客をよくするように院内研修を徹底して行いましょう。内覧会だから問題ないと思わずに、ホスピタリティを感じる接客をすることで来訪者に「ここに通いたい」と思ってもらえるはずです。

プロモーションをする

内覧会を開催しても来場者数が少なければ、成功したとは言えません。そのため新聞折り込み・チラシ配りなどのプロモーションにも注力することがおすすめです。とくに地元住民がターゲットであれば、地元住民に直接アピールできる宣伝方法を選んでください。積極的にプロモーションを行い、内覧会の来場者数を増やすように努めましょう。

歯科の内覧会に詳しい会社を選びましょう

医療機関の内覧会を扱っている会社は多々ありますが、会社を選ぶ際には「歯科医院の内覧会に精通しているかどうか」を確認することが大事。

しっかりとしたヒアリング・現地調査をもとに、自身の歯科医院や地域性に合った内覧会のプランを提案してくれる会社を選ぶようにしましょう。

参照元:歯科開業トピックス「インサイトの歯科内覧会【内覧会のサポート内容】」(https://www.insite.co.jp/shikakaigyotopics/area1privateshowing/)

ホームページ制作がパックになっているプランには要注意

ホームページ制作の実績が少ない可能性アリ

内覧会のサポートには業者それぞれのプランがありますが、業者によってはホームページ制作がパックになっていることがあります。

一緒に依頼ができるため楽かもしれませんが、その業者は内覧会の専門業者であり、ホームページ制作についてはあまり実績がない可能性もあります。ホームページで集患などを目指したい場合は、ホームページの制作会社に依頼すべきでしょう。

デザインがありきたりになる恐れが……

内覧会とホームページ制作がパックになっている場合、あらかじめ用意されたテンプレートを使って制作を行っていることがあります。

この場合デザインが画一的になってしまい、クリニックの個性を出せず他院との差別化が難しくなることも……。また、一般的に公開後は月々の運用費が必要となりますが、運用体制が不十分である可能性もあります。

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内覧会業者選びのポイント

プランの内容を明確にしている

内覧会業者のプランは各社で異なるため、内容を具体的に提示してくれる業者を選ぶようにしましょう。

「どのような方法で医院の良さをアピールするのか」「他院とどう差別化するのか」「下準備やサポートの期間」などを質問し、それに対する施策を明確に提示してくれる業者が望ましいと言えます。

参照元:歯科医院経営ブログ(https://www.consuldent.jp/blog/13957/)

見積金額が適正かどうか

見積もりについてはパックでの一括表示ではなく、「どのサービスにいくらの費用がかかっているのか」という費用の詳細を明確に提示してくれる業者を選びましょう。

もし見積書に内訳とその費用が記載されていなかった場合、面倒くさがらずにひとつひとつ確認し、それが適正であるかどうかを判断することが重要です。

参照元:歯科医院経営ブログ(https://www.consuldent.jp/blog/13957/)

主な内覧会業者

Googleで「歯科 内覧会業者」と検索し、上位に表示された5社をご紹介します(2022年8月1日調査時点)。

メディカルアドバンス

2008年より内覧会事業を手がけており、その実績は3,000件超と豊富(2022年8月調査時点 https://www.medical-advance.com/)。内覧会プロデュース基本料金で、広告作成のアドバイス・周辺店舗などへの挨拶まわり・チラシの手配りといった、3日間の企画運営を行います。

参照元:メディカルアドバンス公式HP(https://www.medical-advance.com/service/produced/)

社名 株式会社メディカルアドバンス
所在地 東京都品川区東五反田1-25-11 五反田一丁目イーストビル1F
電話番号 03-5798-2030(本社)
URL https://www.medical-advance.com/

アルファージール

歯科経営に関するコンサルティング会社ですが、内覧会も取り扱っています。チラシ作成・配布・新聞折り込み・ホームページ制作がすべて含まれた内覧会トータルパック、コストを抑えたセルフ内覧会プランなど、ニーズに合わせた選択が可能です。

参照元:アルファージール公式HP(https://ama-002.com/price/)

社名 株式会社アルファージール
所在地 東京都豊島区池袋2-38-7 加藤ビル3F
電話番号 03-6912-8256
URL https://ama-002.com/

パッシオーナ

歯科医院に特化した内覧会や、宣伝広告事業を提供しています。内覧会については、開催のPR活動や下準備をはじめ、来院者への対応、その後の効果測定まで一貫してサポート。より効果を高めるため、広告とセットにしているのが特徴です。

参照元:パッシオーナ公式HP(https://www.dc-nairan.com/)

社名 株式会社パッシオーナ
所在地 東京都千代田区九段南4-7-22 メゾン・ド・シャルー6F
電話番号 03-5835-2720
URL https://www.pasciona.com/

エヌデュース

15年以上前から、歯科医院向けの内覧会を提案し続けているエヌデュース。プロデュースする内覧会は「来院者の不安を安心に変える」ことをモットーとしており、医師の方針・思いを1人1人に伝えるよう尽力しています。

参照元:エヌデュース公式HP(https://n-duce.com/nairankai.html)

社名 株式会社エヌデュース
所在地 岐阜県岐阜市高砂町1-17 カーサイースト2107
電話番号 058-200-0016
URL https://n-duce.com/index.html

Tooth Tooth

歯科医院ごとに異なる強み・魅力を戦略的に伝えていく、オーダーメイド型の内覧会サービスを提供しています。よりクオリティの高い内覧会を実現するため、打ち合わせ・下準備については約3ヶ月前から取り組んでいます。

参照元:Tooth Tooth公式HP(https://www.toothtooth.jp/festival.html)

社名 株式会社Tooth Tooth
所在地 大阪府茨木市大手町9-21 マリンビル3階
電話番号 050-8881-1810
URL https://www.toothtooth.jp/festival.html

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